Maatschapssecretaresse

Organisatie

KPMG Meijburg & Co is Nederlands grootste fiscaal adviesbureau, waar zowel fiscaal als juridische expertise op hoog niveau wordt bedreven. Dagelijks werken ruim 800 gemotiveerde medewerkers, verdeeld over 5 locaties, aan een excellente dienstverlening ten behoeve van onze klanten. ‘De Meijburger’ is geen one size fits all, dat maakt ons uniek als adviesorganisatie. Wat we wél allemaal gemeen hebben is ondernemerschap, creativiteit en uiteraard passie voor het vak. De maatschap, bestaande uit 36 vennoten, speelt een cruciale rol binnen de organisatie, en jij zorgt er samen met je collega voor dat zij zich volledig kunnen richten op hun strategische taken.

Wat ga je doen?

Als secretaresse voor de maatschap ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van alle maatschap gerelateerde zaken van de vennoten en van de voorzitter van het dagelijks bestuur. Samen met je collega speel je een cruciale rol in het coördineren van maatschapsvergaderingen, partnervergaderingen en evenementen. Dit omvat het organiseren van vergaderingen, contractonderhandelingen en het beheer van de administratie rondom het toetreden van nieuwe vennoten en de uittredingen. Jullie beheren daarnaast de agenda van de maatschap en zijn actief betrokken bij het plannen en organiseren van zowel interne als externe bijeenkomsten.

Je bent hands-on en flexibel, en samen zorgen jullie ervoor dat alle vergaderingen efficiënt en gestructureerd verlopen. Jouw scherpe oog voor detail en proactieve aanpak helpen je altijd het overzicht te behouden. Je denkt mee, anticipeert op basis van de agenda en biedt oplossingen voordat problemen zich voordoen.

Een belangrijk onderdeel van jouw functie is het notuleren tijdens vergaderingen. Je zorgt ervoor dat afspraken, acties en beslissingen nauwkeurig worden vastgelegd en opgevolgd. Hierdoor ben je, samen met je collega, een essentiële schakel in het waarborgen van deadlines en het bewaken van belangrijke details. Daarnaast handel je vertrouwelijke correspondentie af en speel je een actieve rol in het stroomlijnen van de dagelijkse communicatie.

Jouw verantwoordelijkheden

• Agendabeheer voor de voorzitter van het dagelijks bestuur en de algemene maatschap gerelateerde zaken, inclusief coördineren en organiseren van maatschaps- en partnervergaderingen;
• Actief bijwonen van vergaderingen door middel van notuleren en zorgen voor gedetailleerde verslagen;
• Beheren van administratie rondom nieuwe vennoten en uittredingen;
• Een tijdige en correcte afhandeling van vertrouwelijke correspondentie in diverse mailboxen en het waarborgen van discretie in alle communicatie;
• Coördineren van jubilea en reünies, inclusief cadeaus en evenementen;
• Flexibel inspelen op dagelijkse taken en zorgen voor een gestructureerde uitvoering van werkzaamheden;
• Bewaken van deadlines en het zorgen voor tijdige opvolging van acties;
• Verantwoordelijkheid voor correcte dossiervorming en administratie.

Wie ben jij?

Je bent een zelfstandige en proactieve professional die goed gedijt in een dynamische en veeleisende omgeving. Je hebt een actieve en gedetailleerde houding, en weet hoe je moet anticiperen en meedenken in een rol met veel verantwoordelijkheden. Je bent flexibel, hebt uitstekende organisatorische vaardigheden en kunt discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.

Met jouw uitstekende organisatorische vaardigheden en scherpe blik ondersteun je de maatschap proactief. Je wacht niet af, maar denkt altijd vooruit en biedt oplossingen. Je hebt een scherp oog voor detail, maar houdt ook het grotere geheel in de gaten. Jouw netwerkvaardigheden en professionele houding maken dat je moeiteloos relaties opbouwt op elk niveau binnen de organisatie. Je hebt uitstekende notuleer- en agendabeheer vaardigheden en kunt lange vergaderingen effectief verslaan met gedetailleerde verslagen. Integriteit en vertrouwelijkheid zijn cruciaal in deze rol, en je hebt de capaciteit om je mannetje te staan in een veeleisende omgeving.

Daarnaast beschik je over

• MBO en/of HBO werk- en denkniveau;
• Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare rol, bij voorkeur binnen een professionele omgeving (zoals advocatenkantoren, consultancy of zakelijke dienstverlening).
• Zeer betrouwbaar en in staat om vertrouwelijke bedrijfsinformatie zorgvuldig te behandelen.
• Ervaring met het nauwkeurig en bondig notuleren van vergaderingen.
• Je kan goed samenwerken in teamverband en je bent gemotiveerd en ondernemend;
• Je wacht niet tot het werk naar je toekomt, maar zoekt het juist op;
• Je kan onder werkdruk prioriteiten stellen, je werkt snel en nauwkeurig;
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden in zowel Nederlands als Engels.

Arbeidsvoorwaarden:

• 27 vakantiedagen op basis van fulltime dienstverbandMogelijkheid tot het (ver)kopen van verlofdagenMogelijkheid tot hybride werken (in binnen- en buitenland)Sportschoolregeling (korting op jouw sportabonnement of gebruik van de in-company sportschool)Toegang tot het vitaliteitsprogramma (1-op-1 consults, jaarlijkse health checks, masterclasses etc.)IphonePremievrij pensioenCollectieve zorgverzekering

Een pre-employment screening is onderdeel van de sollicitatieprocedure.